Efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie – jak ją stworzyć?

Celem szefa firmy jest idealna obsługa klienta, dzięki któremu będzie zarabiać. Marzeniem osób zatrudnionych w niej, jest praca w przyjaznym miejscu, gdzie panuje dobra atmosfera między pracownikami. W obu przypadkach potrzebna jest prawidłowa komunikacja interpersonalna. Na czym ona polega i  jak powinna wyglądać efektywna komunikacja wewnętrzna w firmie? O tym poniżej.

Kilka słów o komunikacji interpersonalnej

Komunikacja interpersonalna to wymiana komunikatów i myśli pomiędzy przynajmniej dwoma osobami. Dzielimy ją na werbalną, za pomocą słów i niewerbalną, czyli poprzez gesty, zachowanie i mimikę twarzy. Zarówno w miejscu pracy, jak i na co dzień wśród znajomych, obie mają ogromne znaczenie. Co więcej, należy zwracać szczególną uwagę, na to, aby jedna nie zaprzeczała drugiej.

Proces komunikacji wygląda następująco: mamy nadawcę, kodującego informację i przesyłającego ją (przekazem) do odbiorcy, którego zadaniem jest odkodowanie przekazu.

Co wpływa na efektywną komunikację w zespole?

Na efektywną komunikację w zespole wpływ mają:

• Język i jego rodzaje, którymi posługują się zarówno nadawcy, jak i odbiorcy, a także ich odmienne postrzeganie świata.
• Foniczność oraz abstrakcyjność języka.
• Znajomość reguł konstytuujących czyli odpowiedzialnych za prawidłowe zrozumienie słów zawartych w przekazie.
• Umiejętność obu stron stosowania mowy oficjalnej.
• Stosowanie grzeczności językowej.
• Czynniki środowiskowe, jak na przykład hałas, zakłócenia telefoniczne.
• Podczas komunikacji pisemnej interpunkcja.
• Błędy językowe, stylistyczne, gramatyczne i składniowe.
• Chaotyczność wypowiedzi.
• Zasób słownictwa.
• Empatia i bogactwo emocji.
• Wady wymowy.
• Zachowanie się i umiejętność skupienia się na wypowiedzi zarówno przez nadawcę, jak i odbiorcę.
• Różne podejścia pracowników do wykonywanych obowiązków i zleconych im zadań.
• Wspólne cele zespołu firmowego i podobny poziom motywacji do ich osiągnięcia.

Jak powinna wyglądać efektywna komunikacja w zespole?

Aby komunikacja w zespole była efektywna, należy ją zaplanować, a także stworzyć jej odpowiednie kanały, takie jak firmowy gmail, pocztę firmową, osobiste spotkania zespołu, newsletter, firmowy czat bądź komunikator, stronę www itp.

Bardzo ważne jest, aby podczas komunikacji w firmie, niezależnie czy przyjmuje ona formę ustną czy pisemną, następowała relacja zwrotna, która skoryguje czy nadany przekaz został prawidłowo odkodowany.

Ponadto zaleca się wyznaczenie konkretnej osoby w zespole (zazwyczaj jest to menadżer lub lider), która będzie kontrolowała proces przekazywania informacji wśród pracowników i na bieżąco reagowała, gdy wystąpią w nim jakieś nieprawidłowości.

Należy jednak pamiętać, że komunikacja wewnętrzna w firmie polega nie tylko na wymianie zdań pomiędzy dwoma lub więcej pracownikami, ale także na obiegu dokumentacji oraz informacji, pomiędzy działami. Tylko jeśli zapewnimy jej kompleksową prawidłowość dana firma osiągnie swoje cele i będzie zarabiać. Co więcej, poprawność omawianego procesu ma również wpływ na relację firmy z jej klientami i kontrahentami, a także na wizerunek przedsiębiorstwa i panujące opinie o nim.

Kanały efektywnej komunikacji w zespole

Istnieje kilka sprawdzonych kanałów efektywnej komunikacji w zespole, których zastosowanie poprawia jakość tego procesu w firmie oraz łączy nie tylko jej wszystkie działy, ale także pojedyncze jednostki. Ponadto, dodatkową ich zaletą jest możliwość tak zwanej komunikacji masowej.  O to one:

• Firmowy gmail – daje możliwość wielu opcji przyśpieszających i ułatwiających pracę, na przykład korzystanie z tak zwanej chmury, nieograniczonej pojemności dysku czy archiwizacji danych. Plusem tego kanału komunikacji jest to, że możemy z niego korzystać w dowolnej chwili. O tym, jak sprawdzić pocztę w domu, przeczytasz na http://www.epidemia.org.pl/jak-sprawdzic-poczte-firmowa-w-domu.
• Poczta firmowa – ważne, aby posiadała w nazwie domenę firmy.
• Osobiste spotkania zespołu – nie powinny odbywać się częściej niż raz w tygodniu i trwać dłużej niż 60 minut. Omawia się na nich najważniejsze sprawy i problemy firmy.
• Newsletter – wewnętrzny newsletter zawierający wszystkie potrzebne aktualizacje i informacje najlepiej jest rozsyłać na osobiste skrzynki firmowej poczty, za elektronicznym potwierdzeniem odbioru. Dzieki temu mamy kontrolę nad tym czy dany pracownik odczytał wiadomość.
• Firmowy czat bądź komunikator – pozwala na szybką komunikację pomiędzy wieloma pracownikami, na przykład w momencie wystąpienia jakiegoś problemu, co daje możliwość jego szybkiego rozwiązania. Stosowany może być również do tak zwanej burzy mózgów.
• Strona www wraz z firmowym blogiem – obecnie każda poważna firma, dbająca o wizerunek posiada swoją stronę www. Zawarty na niej blog pozwoli nie tylko informować klientów o nowościach, ale także na przykład o ważnych wydarzeniach i zmianach w przedsiębiorstwie.

Artykuł napisała:
Beata Smoter – dziennikarz

Źródła:

• https://mfiles.pl/pl/index.php/Komunikacja_interpersonalna,
• https://szkolenia.avenhansen.pl/artykuly/znaczenie-sprawnej-komunikacji-w-zespole.html,
• https://www.researchgate.net/publication/295903383_Ksztaltowanie_modelu_komunikacji_w_zespole_projektowym_Structuring_a_communication_model_in_a_project_team,
• http://www.ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2017/T1/t1_200.pdf,
• https://bezprawnik.pl/wlasna-skrzynka-pocztowa/,
• https://flyonthecloud.com/pl/blog/poczta-firmowa-g-suite/.